Заполнение табеля рабочего времени. Табель учета рабочего времени — форма и бланк для заполнения табеля. Табель учета рабочего времени, когда сотрудница на неполном дне

Учет продолжительности смены и количества рабочих дней в неделе или месяце – обязанность работодателей, использующих наёмный труд. Для этих целей используют табель учета отработанного времени, который заполняют как вручную, так и автоматически через контрольно-пропускную систему турникетов. Графы этого документа утверждены подзаконными актами в сфере трудового права и содержат все необходимые сведения о сотрудниках и их рабочем времени. Типовая форма зависит от способа заполнения табеля: если вручную, то Т12, если автоматически, то Т13.

Табель учета отработанного времени содержит достоверную информацию как о количестве отработанных сотрудником дней, так и о продолжительности его рабочей смены в пределах одного дня. Все переработки, недоработки, выходы в выходные и праздничные дни отражаются здесь же. Он становится основным документом при начислении заработной платы и сдаче отчётов контролирующим организациям. Этим и объясняется необходимость ведения табеля учета отработанного времени в точном соответствии с правилами, установленными для этого типа документов.

Нюансы заполнения табеля при посменной работе

При стандартной организации рабочего процесса – с понедельника по пятницу с восьми до пяти – особых проблем с заполнением граф и ячеек табеля не возникает. Другое дело – сменный режим работы, при котором следует понимать, что любое изменение в составе смен и их продолжительности обязательно должно быть отражено в табеле учета. При этом переработка не может быть компенсирована отгулом в другой день или более короткой следующей сменой. Если происходит нарушение графика сменности, то ориентируются на общее количество часов, которое должно быть отработано сотрудником в календарном месяце согласно установленным нормам.

Ведение табеля учета отработанного времени

Табель учета рабочего времени составляется на месяц в единственном экземпляре, который визируется руководителем подразделения, инспектором отдела кадров и сотрудником бухгалтерии, ответственным за начисление заработной платы. Срок сдачи его для обсчёта определяется внутренним приказом по организации и может быть разным для разных компаний.

Ежегодно на правительственном уровне принимается Постановление об общей продолжительности отработанных часов в год с указанием выходных и праздничных дней. С учётом этого документа на предприятии разрабатывают графики сменности и заполняют табель в течение всего 2019 года. Отсутствие табеля учета рабочего времени, равно как и его некорректное заполнение приравниваются к нарушениям порядка начисления оплаты труда, влекут за собой неверное формирование итоговых сумм по налогам и сборам, подлежащим оплате в бюджет и внебюджетные фонды. Грамотно организованный табельный учет отработанного времени поможет избежать пристального внимания со стороны контролирующих организаций, которые уполномочены выписывать многозначные суммы штрафов.

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -

Работодателем в обязательном порядке должен вестись учет отработанного времени по каждому работнику. Данный факт прописан в статье 91, части 4 ТК РФ. В данной статье можно бесплатно скачать и ознакомиться с бланком табеля учета рабочего времени (УРВ) на 2016г., а также с образцом заполнения данного табеля

Известно, что табель необходимо вести в следующих формах:

1. Т-12 - форма, применяемая при УРВ, а также расчета оплаты труда.
2. Т-13 - табель УРВ.

На данной страничке доступен табель УРВ на 2016г. для бесплатного скачивания:

Табель УРВ на 2016г. (образец)

Форма №Т-13:

Форма №Т-12:

Правила заполнения табеля УРВ в 2016г.

Сразу стоит отметить, что формы Т-12/Т-13 применяются при учете времени, которое было фактически отработано/неотработанно каждым работником фирмы/организации в отдельности. Это необходимо для осуществления контроля над следованием работниками общего установленного режима рабочего времени (РВ), для информирования относительно отработанного времени, расчета оплаты труда, составления статистического отчета по труду. Если осуществляется раздельное ведение УРВ, а также расчета с персоналом относительно оплаты труда, то возможно применение раздела 1, который называется «Учет рабочего времени» табеля формы №Т-12, как самостоятельного документа (заполнение раздела 2 под названием «Расчет с персоналом по оплате труда» здесь не понадобиться). Что касается формы №Т-13, то ее следует применять при УРВ.

Табель УРВ в 2016г. необходимо составлять только в одном экземпляре лицом, имеющим необходимые полномочия для этого. Далее он относится на подпись к руководителю структурного подразделения, к работнику кадровой службы, переходит в отдел бухгалтерии.

Отметки в табеле относительно причин неявок на работу, работы по системе неполного РВ/превышенного установленного времени по желанию работника/работодателя, сокращенной продолжительности РФ и тому подобного должны производиться согласно документам, оформленным соответствующим образом. Таковыми документами являются:

1. Листки нетрудоспособности.
2. Справки относительно выполнения государственных/общественных обязанностей/работ.
3. Письменные предупреждения относительно простоя.
4. Заявления относительно совместительства.
5. Согласия работников в письменном виде на сверхурочную работу только в тех случаях, которые были установлены законодательством и тому подобное.

Чтобы отразить ежедневные затраты РВ за месяц относительно каждого работника в отдельности, в табеле имеются специально отведенные строки:

1. В форме №Т-12 - здесь графа 4, графа 6 - две строки.
2. В форме №Т-13 - здесь графа 4 - четыре строки (на каждую половину месяца - по 2 строки), а также графа 15, графа 16.

В формах №Т-12 и №Т-13, а именно в графах 4,6, верхние строки используются для того, чтобы там иметь возможность отмечать условные обозначения (коды) затрат РВ, а нижние - для осуществления записей относительно продолжительности отработанного/неотработанного времени (минуты, часы) по специальным кодам затрат РВ на определенную дату. Если есть необходимость увеличить количество граф с целью проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, это вполне допустимо. К примеру, необходимо отметить время начала и окончания работы в условиях, которые отличаются от общепринятых.

В ходе заполнения граф 5,7 табеля формы №Т-12 в верхних строках следует проставить количество отработанных дней, а в нижних - количество часов, которые были отработаны каждым работником в отдельности за учетный период.

В табеле отражаются затраты РВ. Также можно воспользоваться методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, регистрации исключительно отклонений (опоздания, неявки, сверхурочные часы и тому подобное). Отражая неявки на работу, если их учет ведется по дням (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуска по причине обучения, время на выполнение государственных/общественных обязанностей и тому подобное), в табеле в верхней его строке в соответствующих графах следует проставить исключительно коды условных обозначений, а в нижней - оставить незаполненными.

Составляя табель согласно форме №Т-12, в разделе 2, предусмотренном на один для всех работников вид оплаты, а также корреспондирующий счет, заполнять следует графы с 18 по 22, а предусмотренном для каждого работника в отдельности - с 18 по 34.

Форма №Т-13, именуемая «Табель УРВ» используется в ходе автоматизированной обработки учетных данных.

Составляя табель согласно форме №Т-13:

1. Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты исключительно по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, являющемуся общим для работников, которые включены в табель, то необходимо заполнять реквизиты «код вида оплаты», а также «корреспондирующий счет» над таблицей, имеющей графы с 7 по 9 и графу 9 (здесь заполнять графы 7, 8 не нужно).
2. Если осуществляется запись учетных данных, необходимая для начисления зарплаты по нескольким типам оплаты и корреспондирующих счетов, необходимо заполнять графы с 7 по 9. Дополнительный раздел со сходными номерами граф предусматривается для заполнения соответствующих данных по видам оплаты, если их более четырех.

Бланки табеля согласно форме №Т-13, в которых частично заполнены реквизиты, могут изготавливаться с применением средств соответствующей вычислительной техники. К таковым реквизитам можно отнести.

Производственный календарь 2016, утвержденный правительством РФ, - незаменимая вещь для бухгалтеров и кадровиков в целях определения количества рабочих дней в отчетном периоде и для других подсчетов. О его особенностях в 2016 году вы узнаете из нашего материала.

Утвержденный для печати табель-календарь на 2016 год

Эта таблица с датами имеет привычный для нас вид с отметкой красным цветом выходных и праздничных дней. Главное отличие производственного календаря 2016, утвержденного правительством РФ, от его простого аналога — в наличии информации:

• о количестве трудовых, выходных дней и праздников;
• норме времени, которую должен отработать сотрудник, с учетом часовой продолжительности трудовой недели (40, 36 и 24 часа).

На каждый новый год составляется новый календарь. Необходимая информация приводится в нем помесячно. Далее она сводится в итоги за каждый квартал, полугодие и год.

Производственный календарь с неделями при пятидневной рабочей неделе на 2016 г.

Пятидневка является одним из самых распространенных видов рабочей недели. Она нашла широкое применение на различных предприятиях и в учреждениях. Особенно пятидневный рабочий график характерен для офисной сферы деятельности.

В режиме пятидневки работают:

• организации и учреждения государственного сектора (казенные, автономные, бюджетные учреждения, органы государственной власти);
• бухгалтерии;
• кредитные учреждения, среди которых могут быть исключения: нередко крупные банки предпочитают иметь несколько рабочих офисов в субботний день;
• учреждения здравоохранения, но и среди них бывают исключения;
• детские сады;
• и многие другие.

Пятидневка предполагает 5-дневный рабочий режим с понедельника по пятницу и 2 дня отдыха (суббота и воскресенье).

Производственный календарь необходим для учета фактически отработанного сотрудниками времени в компании. Напомним, что это является прямой обязанностью организации.

Узнайте особенности ведения учета рабочего времени из нашей статьи .

Рабочее время, выраженное в часах, в 2016 году составит:

• 1974 часа для недели длительностью 40 часов;
• 1776,4 часа для еженедельной нагрузки в 36 часов.
• и 1183,6 часа для самой короткой 24-часовой недели.

Производственный календарь на 2016 год с праздниками и выходными днями

В ст. 112 ТК РФ можно увидеть список официально установленных нерабочих праздничных дней.

Всего их насчитывается 14. Нередко можно услышать еще одно название праздников — «красные дни календаря». Рассмотрим более подробно производственный календарь 2016 года с праздниками :

• Январь.

Числа с 1-го по 6-е, а также 8 января являются днями каникул по случаю Нового года. 7 января — праздничный день.

• Февраль.

На этот месяц приходится мужской праздник — 23 Февраля. Суббота 20-го числа является рабочим днем за отдых в понедельник, 22-го числа. При этом длительность трудовой субботы также сокращается на 1 час.

• Март.

А на март приходится всемирный женский праздник — 8-е число. Понедельник, 7-е число, также является днем отдыха, так как на него переносится 3 января.

В мае 2 праздника — 1-е и 9-е числа. При этом 1 мая приходится на воскресенье и по этой причине переносится на 2 мая. А 3-го числа сотрудники будут отдыхать за 2 января.

• Июнь.

В первом месяце лета 1 праздничный день (12-е число), который выпадает на воскресенье и переносится на понедельник, 13-е число.

• Ноябрь.

4-е число — праздничный день, поэтому четверг 3-го числа должен быть сокращен на 1 час.

• Декабрь.

Декабрьская суббота 31-го числа не является праздничным днем, поэтому в этом месяце только 9 обычных выходных.

Производственный календарь 2016, утвержденный правительством РФ, с комментариями

Производственный календарь на 2016 год характеризуется следующими данными:

• 366 дней по календарю;
• 247 рабочих будних дней;
• и 119 нерабочих дней, что составляет треть от общего количества и половину от трудовых дней.

Решение о переносе праздничных дней на рабочие в этом или следующих месяцах выносит Правительство РФ в виде постановлений. В текущем году актуально постановление Правительства РФ от 24.09.2015 № 1017.

Скачать бесплатно в Excel и распечатать производственный календарь на 2016 год

Производственный календарь всегда должен быть под рукой у бухгалтера, который занимается расчетом заработной платы. Знание рабочих, выходных и праздничных дней поможет избежать ошибок при начислении заработной платы, к примеру, подскажет о двойной оплате за выход на работу в выходные и праздничные дни, расчете отпуска, если на него приходятся нерабочие праздничные дни, и так далее.

Возможность скачать производственный календарь 2016 будет очень удобна для размещения перед собой в наглядном печатном формате.

Производственный календарь на 2016 год скачать бесплатно можно на нашем сайте.

Итоги

Производственный календарь занимает важное место в работе каждого бухгалтера, который занимается расчетом заработной платы сотрудникам. Он помогает избежать ошибок при начислении заработной платы и прочих выплат. Производственный календарь включает в себя помесячные и сводные (за квартал, полугодие и год) данные о рабочих, выходных и праздничных днях, а также о рабочем времени в часах. Производственный календарь также необходим для учета рабочего времени, отработанного персоналом организации, и составления графика его учета. Производственный календарь на 2016 год скачать для распечатывания можно на нашем сайте.